Ktoś mógłby powiedzieć: „A co takiego ma savoir-vivre do listu urzędowego? Przecież to są tylko kwestie związane z daną instytucją i sprawami, które leżą w jej kompetencji”.
A jednak. W kanonach i procedurach przyjętych przez wszystkie instytucje (milcząco lub nawet w ich wewnętrznych przepisach) odnaleźć można wiele elementów savoir-vivre’u. Zasadom etykiety podlega również korespondencja, której adresatem czy nadawcą jest instytucja.
List urzędowy musi być napisany oficjalnym językiem i sformułowany w tonie pełnym szacunku. Oficjalny język to poprawny język literacki, z którego usunięto wszelkie terminy i zwroty sygnalizujące jakiekolwiek zabarwienie emocjonalne, zawierające elementy subiektywnej oceny oraz mające cechy lekceważenia czy spoufalenia.
Ton szacunku nadajemy listowi, odnosząc się w nim (również w jego zasadniczej części) do osób przy zastosowaniu form „pan”, „pani”, a także używając pełnych przysługujących im tytułów zawodowych, ewentualnie naukowych (nigdy nie stosujemy w takiej korespondencji skrótów, np. „dyr.” „prof.”). W liście urzędowym stosujemy przyjęte formy grzecznościowe (np. „szanowny”) oraz zwroty grzecznościowe (np. „Z wyrazami szacunku”). Wszystkie formy grzecznościowe i tytuły piszemy zawsze wielką literą, np.: Szanowny Panie Dyrektorze (Profesorze).
List urzędowy składa się z trzech zasadniczych części: zwrotu powitalnego (przytoczyliśmy powyżej), który zawsze kończy się przecinkiem (nigdy wykrzyknikiem, kropką ani dwoma kropkami), zasadniczej „służbowej” oraz zwrotu pożegnalnego.
Zwrot powitalny musi znajdować się po adresie instytucji (jeśli piszemy list w imieniu instytucji), adresie nadawcy, znajdującym się w lewym górnym rogu, po dacie listu, napisanej w prawym górnym rogu (np. „Warszawa, 29 stycznia 2010 r.”), i adresie odbiorcy (pisząc słowo „adres”, mamy oczywiście na myśli również pełną nazwę instytucji oraz lub tytuł, imię i nazwisko osoby).
Zwrot pożegnalny stanowi formułka, zgodna w tonie ze zwrotem powitalnym i ogólnym brzmieniem listu, zaczyna się wielką literą i kończy się zawsze przecinkiem (nigdy kropką czy wykrzyknikiem). Najbardziej typowe zwroty pożegnalne to: „Z szacunkiem,”, „Z wyrazami poważania,”, „Pozdrawiam serdecznie,”.