Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest największą zmianą w systemie fakturowania od wielu lat. Przedsiębiorcy muszą się przygotować na istotne zmiany, bo całkowicie znikną papierowe faktury, maile i wypełniane ręcznie druczki. Zmieni się również sposób ich wystawiania, odbioru i przechowywania, bo wszystko będzie się odbywać na serwerach Ministerstwa Finansów, do których w czasie rzeczywistym będzie miała dostęp administracja skarbowa. Głównym celem reformy jest uszczelnienie systemu podatkowego, by przestępcy nie mogli zbyt łatwo okradać naszego państwa. Problem w tym, że wielu drobnych przedsiębiorców nie jest gotowych na takie zmiany. – Mogą być spore problemy z wdrażaniem tej reformy. O ile większe firmy do tej zmiany przygotowują się od miesięcy, to w przypadku małych firm i mikroprzedsiębiorstw świadomość nadchodzących zmian jest na bardzo niskim poziomie – mówi mec. Marcin Zarzycki, adwokat i doradca podatkowy z kancelarii LTCA.

Z wyłudzeniami i mafiami VAT-owskimi jest podobnie jak z mafiami paliwowymi. Wystarczy przypomnieć, że przed 2016 r. w Polsce szalały mafie VAT-owskie, które kradły co czwartą złotówkę z systemu, a mafie paliwowe sprzedawały co trzeci litr benzyny na naszym rynku. Co ciekawe, skuteczne kontrole cystern wjeżdżających do naszego kraju okazały się takim sukcesem, że wyczerpały się strategiczne rezerwy paliwa. W sierpniu 2016 r. magazyny świeciły pustkami, gdy okazało się, że realny popyt na paliwo jest o 33% większy niż kilka tygodni wcześniej, gdy rynek był „obsługiwany” przez mafijne paliwo bez akcyzy i podatku. W efekcie mieliśmy lawinowy wzrost wpływów do budżetu państwa, a rekordowe zyski Orlenu sprawiły, że koncern mógł sobie pozwolić na nowe strategiczne inwestycje.

Największa zmiana w historii

Krajowy System e-Faktur został przygotowany za czasów poprzedniego rządu – Zjednoczonej Prawicy, by uszczelnić system podatkowy i skutecznie utrudnić życie przestępcom podatkowym. Za czasów rządów PiS nie udało się go wprowadzić, a obecna władza przesunęła termin jego wdrożenia z 2024 r. na 1 lutego 2026 r. dla firm, których obrót w 2025 r. przekroczył 200 mln zł, oraz na 1 kwietnia 2026 r. dla mniejszych przedsiębiorstw. Dla najmniejszych przewidziano okres przejściowy – od kwietnia do grudnia 2026 r. przedsiębiorcy nie będą musieli wystawiać e-faktur, jeśli ich miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł brutto. – To jest największa rewolucja w nowożytnej historii Polski. Operacja ta jest adresowana do ponad 4 mln podmiotów, które są do niej całkowicie nieprzygotowane. Przypominam, że ma to dotyczyć m.in. rolników ryczałtowych, kościelnych osób prawnych, mikroprzedsiębiorców i wszystkich podmiotów zagranicznych, co tylko zapowiada katastrofę tej operacji – przestrzega prof. Witold Modzelewski. Jego zdaniem, KSeF może trwale zdewastować cały system fakturowania dla potrzeb nie tylko podatkowych, ale również całej gospodarki, bo ona „stoi fakturą VAT”. Dlatego też proces wdrażania KSeF należy rozłożyć w czasie.

Według danych GUS, w Polsce jest 2,8 mln aktywnych przedsiębiorstw, z czego 2,7 mln to osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą. Rewolucja polega na tym, że każda faktura będzie wystawiana ręcznie za pomocą loginu do rządowej strony albo automatycznie przez program, który jest z nią kompatybilny. Odbieranie faktur będzie się odbywać tą samą drogą z serwerów Ministerstwa Finansów. Oznacza to, że system serwerów będzie musiał obsłużyć nawet kilkadziesiąt milionów dokumentów dziennie. Są więc realne obawy, czy rządowy system wytrzyma takie przeciążenie. Pierwszy sprawdzian odporności informatycznej system będzie miał 1 lutego, a kolejny – 1 kwietnia 2026 r.

Uszczelnienie luki VAT

Główne cele wprowadzenia KSeF to uszczelnienie systemu podatkowego oraz skuteczniejsze zwalczanie mafii VAT-owskich, które okradają państwo. Mafie to nie tylko mniejsze wpływy do budżetu, ale również degradacja rynku oraz przyczyna wielu bankructw uczciwych przedsiębiorców. – Niestety, w ostatnim czasie w Krajowej Administracji Skarbowej oraz prokuraturze panuje pewne odprężenie. Jest o wiele mniejszy nacisk na zwalczenie mafii VAT-owskich niż jeszcze kilka lat temu. Kiedyś skupiano się na tym, by funkcjonariusze KAS współdziałali ze specjalnymi pionami prokuratury, których celem było zwalczanie w zarodku przestępczości podatkowej. Dziś natomiast słyszę od znajomych z prokuratury, że te piony ds. zwalczania przestępczości gospodarczej praktycznie już nie funkcjonują – tłumaczy Agata Jagodzińska, przewodnicząca związku zawodowego Alternatywa w KAS.

Uszczelnienie luki VAT-owskiej było wielkim sukcesem rządu Zjednoczonej Prawicy. Niestety, przestępcy nauczyli się omijać zabezpieczenia i po 2023 r. luka znów zaczęła rosnąć, a w 2024 r. system wykrył aż dwa razy więcej fikcyjnych faktur niż w analogicznym okresie rok wcześniej. Odpowiedzią mają być właśnie elektroniczne faktury, które dają możliwość wykrywania potencjalnych przestępców w czasie rzeczywistym. – Obok tego, że KSeF służy do wysyłania i odbierania faktur, to także wprowadza obieg faktur ustrukturyzowanych. Każda faktura zawiera w sobie takie same logicznie zaszyte elementy, by KAS za pomocą algorytmów sztucznej inteligencji w łatwy sposób mogło filtrować i wykrywać potencjalne przestępstwa. System jest więc wprowadzany po to, by kontrola skarbówki była łatwiejsza, ale z drugiej strony ułatwi on funkcjonowanie polskich przedsiębiorstw i biur księgowych. Nie będzie tych wszystkich papierków, maili i kwitów wożonych w samochodzie ze stacji benzynowych, bo wszystko będzie można znaleźć w jednym miejscu. Nie będzie problemów z terminem płatności, a płatnik nie będzie mógł się tłumaczyć, że nie zapłacił, bo zgubił fakturę – mówi mec. Marcin Zarzycki.

Siła państwa

Skala, na jaką mafie okradały Polaków, była gigantyczna, bo przecież od 2012 do 2015 r. luka VAT-owska wynosiła aż 25%, czyli zorganizowane grupy przestępcze kradły co czwartą złotówkę należną budżetowi państwa. Gdyby dziś luka była na poziomie 25%, to rocznie tracilibyśmy ok. 100 mld zł. Choć system udało się częściowo uszczelnić, to od 2010 r. Polska została okradziona na 300-400 mld zł. Wystarczyłoby to na budowę prawie trzech elektrowni atomowych albo dwukrotną budowę Centralnego Portu Komunikacyjnego ze wszystkimi zaplanowanymi tysiącami kilometrów szybkiej kolei. Ukradzione pieniądze starczyłyby na zaplanowane wydatki na zbrojenia i utrzymanie całego Wojska Polskiego przez prawie 3 lata. – Gdy w 2018 r. wprowadziliśmy Jednolity Plik Kontrolny (JPK) oraz algorytmy analityczne sztucznej inteligencji, to pierwszy raz w historii zaczęliśmy wychwytywać znikających płatników karuzeli VAT-owskich. Analizy JPK są jednak dostępne dopiero po rozliczeniach, czyli po ok. 2 miesiącach. Przestępcy mogą wykorzystać ten czas. Po reformie KSeF będziemy mieli dane w czasie rzeczywistym, a więc będzie można wykrywać karuzele VAT-owskie w czasie, w którym dopiero są tworzone. Będzie można reagować, zanim państwo polskie zostanie okradzione, bo później odzyskanie pieniędzy jest praktycznie niemożliwe – tłumaczy Jan Sarnowski, wiceminister finansów w latach 2019-22.

Walka o wpływy z podatków i rozwój polskiej gospodarki jest jednym z najważniejszych frontów, z którymi musi się zmierzyć władza w Polsce. To powinno być najważniejsze polityczne zadanie szczególnie dla ministra finansów, podległych mu funkcjonariuszy KAS oraz dla pionów gospodarczych w prokuraturze. Bez uczciwych zasad i twardego egzekwowania prawa nie da się chronić dochodów państwa, które musi dbać o bezpieczeństwo narodowe w dobie wojen i innych wyzwań geopolitycznych. Przecież I Rzeczpospolita upadła m.in. dlatego, że władza królewska nie miała wystarczających środków na utrzymanie sprawnego aparatu państwa i zdolności militarnych na odpowiednim poziomie.